Tietoturva
Kilta-jäsenrekisteri
Yhdistyksemme käyttää Invalidiliiton Kilta-jäsenrekisterisovellusta. Sovelluksen käyttäjinä toimii kaksi hallituksen nimeämää Kilta-jäsenrekisterin käyttäjää. Kilta-sovellus vaatii aina sinne kirjauduttaessa käyttäjätunnuksen ja salasanan. Sovellus on lisäksi SSL-salattu. Rekisterin tietoja käsitellään luottamuksellisesti EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisesti.
Sovelluksen kautta yhdistyksen rekisterinkäyttäjät mm. lähettävät jäsenilleen sähköpostitse tiedotteita.
Hyvinkään Invalidit ry tietosuojaseloste
TIETOSUOJASELOSTE
Rekisterin pitäjä
Hyvinkään Invalidit ry
Y-tunnus 0962143-6
Suokatu 14 c A4
05800 Hyvinkää
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Eeva-Liisa Vanhatalo
050 4133163
Rekisterin nimi
Hyvinkään Invalidit ry:n henkilötietorekisteröinti
SISÄLLYS:
1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
2. Rekisterin tietosisältö
3. Säännönmukaiset tietolähteet
4. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
5. Tietojen luovutus EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
6. Rekisterin suojauksen periaatteet
7. Rekisteritietojen säilytys
8. Rekisteröidyn informointi
9. Tarkastusoikeus
10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- Ylläpitää rekisteröityjen yhteystietoja
- Laskuttaa jäsenten jäsenmaksut
- Mahdolliset jäsenyyteen ja merkkipäiviin liittyvät muistamiset
- Yhteydenpito jäsenistöön
- Ylläpitää lehtirekisteriä
- Tilastotieto jäsentoiminnan suunnittelua, arviointia ja kehittämistä varten
- Ryhmien vetäjät voivat pitää omaa rekisteriä yhteydenpitoa varten.
2. Rekisterin tietosisältö
- Kilta-rekisteri: nimi, osoite, puhelinnumero, syntymäaika, sukupuoli, laskutiedot, luottamustoimet
- Toiminta- ja vertaisryhmät: osallistujien kokonaismäärä, nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Liikuntaryhmät: osallistujien kokonaismäärä, nimi, puhelinnumero
- Vuosikokousten osallistujalista: nimi ja jäsenlaji
- Tuetut matkat: nimi
- Joulujuhla: nimi, apuväline, ruokarajoitteet
- Kesäkodin toiminta: rantakortti: nimi ja kortin ostopäivä. Mökkivuokrasopimus: nimi, osoite, syntymäaika,puhelinnumero, sähköpostiosoite, laskutustiedot, mökin numero
3. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityjen itse antamat vapaaehtoiset tiedot.
4. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Emme luovuta tietoja markkinointiin tai muille ulkopuolisille.
5. Tietojen luovutus EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
6. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot vaativat henkilön suostumuksen tietojen
tallentamiseen. Yhdistyksen jäsenyys oikeuttaa nimi- ja kotipaikkatietojen
tallentamisen.
Lisäksi rekisteröity antaa 25.5.2018 alkaen kutakin tiettyä tarkoitusta
varten erillisen suostumuksensa tietojen tallentamiseen joko sähköisellä tai
paperisella lomakkeella. Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ovat oikeutettuja
asianmukaisesti käsittelemään vain käyttöoikeuden saaneet, jäsenyhdistyksen
tietosuojavastaava tai tietosuoja-asioista vastaava/t.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan kunnes rekisteröity itse pyytää
poistamaan häntä koskevat jäsentiedot rekisteristä tai jäsenyyden katsotaan muuten
päättyneen, ellei jokin velvollisuus lain, viranomaismääräyksen tai muun pakottavan
syyn johdosta pakota näitä tietoja pidempään säilyttämään.
7. Rekisteritietojen säilytys
Paperisten jäsenhakemusten ja suostumusten tiedot siirretään Kilta-jäsenrekisteriin.
Tallennuksen jälkeen papereita säilytetään, kuten henkilökohtaisia arkaluontoisia
tietoja sisältävät dokumentit lain mukaan tulee säilyttää, jäsenyyden ajan.
Kilta-jäsenjärjestelmän käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuk-
siin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeus päätetään henkilön
siirtyessä pois tehtävästä. Kilta-käyttäjäoikeudet jäsenyhdistyksille myöntää ja niitä
valvoo Invalidiliitto.
Kaikki yhdistyksemme toiminnassa kerätyt tiedot säilytetään ja poistetaan
tietosuojalain edellyttämällä tavalla.
8. Rekisteröidyn informointi
Tietosuojaseloste on saatavilla:
- Hyvinkään Invalidit ry:n kotisivuilla
- Pyydettäessä tietosuojasta vastaavalta henkilöltä postitettuna tai sähköpostitse.
9. Tarkastuoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot. Rekisteröity voi
esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti oman
jäsenyhdistyksensä yhteyshenkilölle omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä,
sähköpostitse tai henkilökohtaisesti käymällä tai toimittamalla kirjallinen rekisteri-
tietojen tarkastuspyyntö oman jäsenyhdistyksensä yhteyshenkilölle. Henkilöllisyys
tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Tiedot luovutetaan ilman aiheetonta
viivytystä. Mahdollisesta tarkastusoikeuden epäämisestä annetaan kirjallinen
todistus.
Tarkastusoikeuttaan käyttämään pyrkinyt voi viedä asian tietosuojavaltuutetun
käsiteltäväksi ja arvioitavaksi saatuaan kirjallisesti perustellun epäämistodistuksen.
Tietosuojavaltuutetun käsittely on maksuton kerran vuodessa, muuten peritään
tarkastuksesta aiheutuviin välittömiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu.
10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan käsittelyn kannalta virheellisen,
tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista, poistamista tai
täydentämistä ilman aiheetonta viivettä. Vaatimus henkilötietojen korjaamisesta
pyydetään toimittamaan sähköpostitse yhteyshenkilölle toimittamalla kirjallinen
rekisteritietojen korjaamisvaatimus.
Rekisterinpitäjä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaisee, poistaa
tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen,
tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon viivytyksettä.
Korjauspyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Tietojen korjaamisesta päättää
rekisterinpitäjä.
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn suostumusta tietoja suoramarkkinointia,
markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilöartikkelia ja sukututkimusta varten.